Recorrentemente tenho dito em meus artigos, que durante minha trajetória com consultorias em Mapeamento e Organização de Processos para RH e DP, é comum ouvir frases como: “A gente sempre fez assim e funcionou”, “Aqui é tudo muito corrido, não dá pra parar pra organizar agora”, ou ainda “Cada um tem seu jeito de fazer, mas no fim tudo dá certo”. Essas falas, que à primeira vista parecem inofensivas — até práticas —, na verdade revelam uma cultura enraizada de improvisação. Uma cultura que foi se formando ao longo do tempo como mecanismo de sobrevivência, mas que impede a área de crescer, evoluir e ganhar o reconhecimento que merece.
O que muitos ainda não perceberam é que esse comportamento, aparentemente funcional, cria um ambiente de insegurança, retrabalho e dependência. E pior: se transforma num ciclo vicioso que consome energia, desgasta a equipe e compromete resultados. É exatamente nesse ponto que o RH/DP precisa de uma virada de chave — e ela começa pela consciência de que o “sempre foi assim” já não serve mais.
Essas expressões, muitas vezes ditas com orgulho, escondem um problema profundo: a cultura da improvisação, que virou rotina no RH/DP de muitas empresas. E o que inicialmente parece agilidade, flexibilidade e capacidade de adaptação, na prática se torna um grande vilão da eficiência, da credibilidade e da sustentabilidade dos resultados.
A ROTINA DO IMPROVISO
Quando não há processos bem definidos, tudo vira exceção. Cada solicitação, tarefa ou entrega depende da boa vontade, da memória e da experiência individual. Não existe padrão, não existe consistência. E é nesse cenário que a improvisação reina.
No começo pode parecer que está tudo bem — afinal, o serviço sai. Mas o preço logo aparece:
- Erros em diversos processos (Recrutamento, Admissões, Rescisões etc);
- Pagamentos incorretos;
- Falhas em obrigações acessórias;
- Retrabalhos constantes;
- Falta de controle e rastreabilidade;
- E o mais grave: perda de confiança do colaborador e da liderança.
IMPROVISAR É DIFERENTE DE SER ÁGIL
Muita gente confunde improvisação com agilidade. Mas são coisas bem diferentes.
Agilidade tem método, tem estrutura, tem adaptação com base em dados.
Improvisação, por outro lado, é ausência de planejamento. É solução momentânea para um problema recorrente.
No RH/DP, onde lidamos com vidas, direitos e responsabilidades legais, improvisar constantemente é abrir portas para riscos sérios e desgaste desnecessário.
A CULTURA DA IMPROVISAÇÃO E O COMPORTAMENTO DAS PESSOAS
Por trás dessa cultura, existe algo mais sutil: o comportamento das pessoas. Muitos profissionais se acostumaram a “dar conta no final”, resolver em cima da hora, “dar um jeitinho”.
Essa mentalidade traz alguns prejuízos:
- Desgaste emocional da equipe;
- Falta de previsibilidade e planejamento;
- Dificuldade de escalar e delegar;
- Despreparo para lidar com auditorias e fiscalizações;
- E a sensação de que “o RH nunca entrega direito”.
O JEITO “CERTINHO” AINDA É O MELHOR CAMINHO
Apesar de parecer mais demorado no começo, ter processos bem estruturados continua sendo o melhor caminho para que o RH/DP funcione com consistência, qualidade e menos estresse.
- Ter um passo a passo definido;
- Padronizar comunicações e documentos;
- Garantir que qualquer pessoa consiga seguir o fluxo;
- Mapear as rotinas críticas com clareza;
- Automatizar o que for possível.
Isso não tira a flexibilidade. Pelo contrário: estrutura dá liberdade para inovar com segurança, e não para apagar incêndio todo dia.
COMO MUDAR ESSA REALIDADE?
A transição do improviso para a organização começa com consciência e decisão. E, a partir disso, alguns passos fazem toda a diferença:
1. Reconheça a cultura atual
Não adianta fingir que está tudo bem. Avalie sua rotina: quantas atividades são feitas “de cabeça”? Quantos erros se repetem? Onde há retrabalho?
2. Comece pequeno, mas comece
Você não precisa reorganizar o RH todo de uma vez. Escolha um processo crítico (como admissões, fechamento de folha, ou desligamentos) e comece por ele.
3. Envolva a equipe
Mudar cultura exige diálogo. Traga a equipe para a construção dos processos. Isso gera mais adesão e senso de responsabilidade.
4. Documente o que é feito
Tenha tudo claro: atividades, prazos, responsáveis, ferramentas usadas. Isso evita dependência de pessoas e fortalece o time.
5. Implemente melhorias contínuas
Mapeou, documentou, rodou? Ótimo. Agora revise, ajuste e melhore com frequência. Processo não é algo engessado — é vivo.
NÃO É SÓ TEORIA!
Improvisar pode até salvar o dia, mas não sustenta uma área que quer crescer, evoluir e ser reconhecida como estratégica. RH/DP precisa de organização, clareza e confiança — e isso se constrói com processos bem definidos.
Tenho acompanhado profissionais e empresas que viveram anos nesse modo “aqui é sempre assim” e decidiram mudar.
Os ganhos não são só operacionais — são emocionais, culturais e de imagem da área.
Se você quer fazer parte dessa transformação, conte com nossa consultoria em Mapeamento e Organização de Processos para RH e DP.
O primeiro passo é parar de normalizar o caos.
O segundo é decidir fazer diferente.
E lembre-se: Não é Só Teoria!
Alexander Souza
